Nieuwe ontwikkeling: Asset Management en Identity Life Cycle Management

Asset Management en Identity Life Cycle Management

Als basis voor de ondersteuning van een correcte bedrijfsvoering is een goed ingericht Identity & Access Management (IAM) proces onontbeerlijk. Binnen de bedrijfsvoering speelt IT namelijk een onmisbare rol. Maar bedrijfsvoering gaat verder dan IT. Managers die als enablers werken, hun medewerkers in staat stellen om hun functie naar behoren te kunnen uitvoeren, weten dat als geen ander. Afhankelijk van de functies en de taken binnen een afdeling heeft een medewerker bijvoorbeeld een auto nodig, een groene en/of witte overall, groene en/of blauwe kaplaarzen, vier verschillende soorten handschoenen, drie schrijfblokken, een robuuste laptop voor buiten gebruik, een AD account met e-mail, rechten tot primaire bedrijfsapplicaties en rechten in dezelfde omgeving. IT is in de meeste functies slechts één van de zaken die een medewerker nodig heeft om zijn werk te kunnen doen.

Effectiviteit leidt vaak tot grotere inefficiënties

Met het efficiënter inrichten van bedrijfsvoering zien we vaak een wirwar aan zogenaamde “self service” applicaties ontstaan. Oorzaak daarvan is de ‘verticale’ benadering die aanbieders binnen deze kolom kennen. Deze aanbieders verbeteren de effectiviteit van “hun” proces, zonder rekening te houden met het feit dat hun proces slechts een klein deel uitmaakt van de procesketen. Aanvankelijk leiden de verbeteringen die zij doorvoeren vaak tot grotere inefficiënties in de naastgelegen processtappen. Er wordt dan over de keten heen geen winst geboekt.

Uiteindelijk betekent dit dat het verleggen van steeds meer verantwoordelijkheden richting de manager de keten onoverzichtelijk maakt en steeds moeilijker te managen. Een manager krijgt zo de verplichting om in diverse verschillende web portalen de voor de medewerker belangrijke producten aan te vragen en dit proces te monitoren. En medewerkers krijgen via verschillende zelfbedieningspagina’s de mogelijkheid om zaken aan te vragen, die vervolgens dan weer door diezelfde managers goedgekeurd moeten worden. Onderzoek bij een grote overheidsorganisatie toont aan dat een manager daar gemiddeld meer dan vijf web portalen moet onderhouden. En al deze portalen hebben hun eigen werkwijze, notificatie mechanismen, taakomgeving, mogelijkheden tot delegatie (of niet), enzovoorts. Dit leidt tot grote inefficiënties en eenzelfbedienings-moeheid bij de managers en hun medewerkers.

Ontzorgen met een holistische blik

Met een holostische IAM filosofie de manager benaderen werkt anders. Daar zijn alle taken en hulpmiddelen die betrekking hebben op het in-, door- en uitstroomproces van medewerkers en hun functie van belang, dus niet alleen ICT! Inventariseren welke hulpmiddelen (noem het voor het gemak maar de Standaard Uitrusting) een medewerker nodig heeft en deze vastleggen in een profiel dat gekoppeld is aan de functie en de plek in de organisatie, dat werkt! Zo’n profiel bestaat dan uit een opsomming van producten die een medewerker nodig heeft om zijn werk te kunnen doen. Bijvoorbeeld die kaplaarzen, de robuuste laptop, het AD account met mailadres, de handschoenen en overall, en ook de autorisaties voor verschillende applicaties. Zo’n profiel is dus meer dan IT alleen, geen verticale maar een horizontale benadering. En zo’n profiel kent door de productbenadering de mogelijkheid bij de verschillende leveranciers direct de bestelling door te voeren, op de wijze die met dié leverancier is afgesproken. Bijvoorbeeld via e-mail, web service transacties, of via directe provisioning van aangesloten systemen. Die verschillende web portalen voor de manager worden daarmee vervangen door één ingang, waar de manager de voortgang en status bewaakt voor alle zaken die binnen bedrijfsvoering voor de werknemers nodig zijn. Onafhankelijk van de leverancier. Bij doorstroom of uitstroom worden automatisch signalen verwerkt voor het weer intrekken en inleveren van uitgereikte middelen. De manager wordt daarmee effectief ontzorgd en kan zich meer op diens hoofdtaken richten: alleen de afwijkingen behandelen, de rest wordt voor hem gedaan. Zo worden vele en steeds groter wordende inefficiënties in de keten voorkomen en kunnen de medewerkers en de managers zich concentreren op hun taken.